Délais de paiement client : 5 clés pour un pilotage efficace

Qui n’a jamais rêvé d’avoir un besoin en fonds de roulement (BFR) proche de zéro ? Si la bonne gestion du poste client est l’une des clés de la santé financière de n’importe quelle entreprise, l’enjeu est d’autant plus grand pour certaines d’entre elles. C’est notamment le cas des entreprises d’intermédiation (marketplaces, ESN, agences…) ou des SaaS qui y trouvent un levier stratégique pour fidéliser leurs clients et utilisateurs.

Pourtant, malgré l’existence d’échéances légales ou négociées, de nombreuses entreprises ne parviennent pas à payer leurs fournisseurs dans les temps impartis. Vous connaissez peut-être cette situation. Pour y remédier ou anticiper au maximum, nous vous proposons 5 points d’actions majeures à mettre en œuvre, afin de maîtriser au mieux les délais de paiement client et d’optimiser la trésorerie.

Préambule : les délais de paiement des clients théoriques et réels

Qu’il s’agisse des délais de paiement BtoB ou BtoC, se faire payer rapidement reste fondamental pour toute entreprise. Les encaissements des ventes conditionnent souvent la capacité de la société à poursuivre son business et à régler ses fournisseurs. Le législateur a donc posé des barrières pour éviter les abus.

Le fonctionnement général des délais de paiement des clients

La loi fixe les délais de paiement à ne pas dépasser entre professionnels en France. Elle propose un délai par défaut de 30 jours maximum après livraison ou réalisation de la prestation. Si le client et le fournisseur se mettent d’accord par contrat, la date de règlement peut être portée à 60 jours, voire une dérogation pour 45 jours fin de mois. Certains secteurs d’activité disposent toutefois de délais de paiement client spécifiques.

De nombreuses entreprises payent leurs fournisseurs en retard

Les entreprises ont l’obligation de mentionner ces délais de paiement client sur les factures. Le Code de commerce spécifie des sanctions (pénalités, amende administrative et indemnité forfaitaire) en cas de non-respect. Il spécifie même le taux d’intérêt de retard minimum à faire figurer sur la facture. Pourtant, de nombreuses entreprises réalisent des paiements après la date prévue.

1 – Bien maîtriser ses délais de paiement

Avant de se lancer dans le recouvrement de créances ou le financement du BFR, encore faut-il bien maîtriser les délais de paiement exigés des clients.

1. Prenez connaissance de la loi.
2. Analysez vos capacités de négociation d’échéances dans vos contrats.
3. Intéressez-vous aux pratiques dans votre secteur d’activité afin de ne pas proposer un délai moyen trop long par rapport à la concurrence.
4. Pensez à l’escompte pour règlement comptant ou anticipé afin d’inciter les clients à payer rapidement.
5. Veillez à bien libeller vos factures de vente avec les mentions obligatoires en termes de pénalités.
6. Enfin, procédez au calcul et surveillez le délai moyen de paiement (DMP ou DSO) de l’entreprise.

2 – Analyser le risque client en amont de la première commande

Un prospect contacte votre entreprise. Il annonce un montant de chiffre d’affaires prévisionnel intéressant pour votre business. Toutefois, votre direction financière comme commerciale doit se soucier, avant la création de ce compte client, du risque qu’il peut présenter. La maîtrise des délais de paiement effectifs commence en effet en amont de la vente ou de la date de signature d’un contrat.

Nous recommandons de procéder avec méthode et d’analyser les points suivants :

• se renseigner sur la solvabilité de l’entreprise ;
• prendre des garanties ou exiger des conditions de paiement comme un acompte à la commande ou un règlement avant livraison sur la base d’une facture pro forma ;
• couvrir le risque client par la mise en place d’une assurance crédit pour un montant maximum donné ;
• limiter les encours avec le client et intégrer l’information dans l’application de gestion des commandes.

3 – Accélérer le processus de facturation pour être payé plus vite

Vendre et honorer la commande c’est bien. Facturer vite c’est mieux.

3.1. Émission de la facture sans délai

Plus vous laissez traîner l’émission de la facture client après la réalisation de la prestation de service ou la livraison d’un produit, plus vous reculez l’encaissement. Avec un suivi administratif rationnel et fluide, vous maîtrisez mieux les délais de paiement effectifs de vos clients.

3.2. Choisir un outil en vue de la facturation dématérialisée puis électronique

De plus en plus d’applications SaaS de facturation en ligne ont vu le jour, simplifiant la transformation d’un devis ou d’une commande livrée en facture. Ces solutions permettent aussi avec la dématérialisation de fluidifier l’émission et le transfert des factures aux clients ainsi que d’automatiser les saisies en comptabilité.

L’arrivée prochaine de la facture électronique en France pour le BtoB va améliorer les opérations de Procure To Pay. C’est un moyen de simplifier la gestion et le contrôle des factures en réception. Les litiges devraient de ce fait diminuer et le délai moyen de paiement client s’accélérer.

4 – Piloter son poste client de près

Une fois la facture émise avec la mention de la date d’échéance, le travail de recouvrement s’impose. Pour bien maîtriser ses délais de paiement client, l’entreprise structure son processus de relance.

Commencez par la mise en place d’une analyse des balances âgées périodiques afin d’identifier les échéances dépassées par borne de retard notamment. Pour accélérer le paiement d’un client, pensez aussi à la gestion des litiges. Vous évitez ainsi des délais clients importants avec plusieurs factures bloquées pour un désaccord qui porte sur une seule d’entre elles.

N’oubliez pas la pré-relance automatique du client avant la date d’échéance. Ce rappel bienveillant du délai peut servir à identifier des factures égarées. Adoptez une procédure de relance par entonnoir et associez les forces de vente. Au besoin, soyez proactifs devant les difficultés financières de vos clients.

Proposez un plan d’apurement afin de maintenir le business tout en limitant le risque financier de la période en tension. Enfin, sachez aussi recourir à un recouvrement spécialisé externe quand les relances amiables des clients restent sans effet sur les paiements.

5 – Financer les retards de paiement des clients

Enfin, pour maîtriser votre cash malgré des délais de paiement client parfois trop longs, pensez au financement du BFR et notamment du poste client. C’est d’autant plus important si votre business model exige un paiement rapide de vos fournisseurs pour les conserver.

Opter pour l’affacturage ou la cession Dailly

Ce financement correspond à une cession de créances de l’entreprise à une société d’affacturage ou à une banque dans le cadre de la cession Dailly. Avec ce procédé, le créancier cède généralement un encours de factures existantes, ou à naître, pour l’ensemble des clients ou une catégorie déterminée. Ce financement présente peu de souplesse et n’autorise pas le traitement unitaire des factures.

Choisir l’embedded invoice financing avec Aria

Il existe un moyen simple et accessible de financer des factures pour des besoins sur-mesure. Chez Aria, c’est notre métier ! L’embedded finance permet en effet d’intégrer un service financier dans votre plateforme d’intermédiation par exemple. En un clic, le freelance ou le prestataire signale qu’il souhaite un règlement rapide de sa facture. Nous analysons la demande et réalisons une avance de trésorerie pour payer votre fournisseur.

Cette opération repose sur la cession de la créance détenue sur le client final qui a bénéficié des services du freelance. Ainsi, un SaaS verticalisé, une ESN ou une marketplace B2B respecte les délais de paiement de ses fournisseurs en finançant son poste client.

La gestion de la trésorerie en entreprise est essentielle et elle passe en partie par la maîtrise des délais de paiement client. Au-delà d’un suivi fin des risques et des créances, pensez aussi à financer l’encours client. Tout le monde y trouvera son compte : votre trésorerie sera intacte tandis que vos prestataires seront réglés à la date prévue, voire avant.