Les délais de paiement fournisseur en France : fonctionnement et optimisation

Les délais de paiement sont très probablement l’un des pires fléaux en entreprise. Encore plus lorsque la trésorerie vient à manquer et que vous devez courir après vos clients… Pour payer vos fournisseurs. Un cercle infernal.

Vous êtes CEO ? Votre préoccupation première devrait être la croissance de votre business.

Vous êtes CFO ? Votre mission est d’assurer une bonne santé financière pour soutenir la croissance.

Alors, comment gérer au mieux les délais de paiement fournisseur afin d’atteindre vos objectifs ? Et de vous concentrer sur les tâches ayant le plus d’impact ? Nous vous proposons un point complet sur le sujet.

Obligations légales ou contractuelles, motifs qui empêchent parfois de les respecter, conséquences pour l’entreprise : on vous dit tout et plus encore. On vous livre également des outils pour maintenir une bonne relation fournisseur même en l’absence de trésorerie pour les payer.

1 – Quel est le délai de paiement entre entreprises en France ?

C’est le Code de commerce qui fixe le cadre. Il prévoit à la fois des délais standards pour payer ses factures, mais aussi la faculté de négocier des délais de paiement B2B avec des maximums légaux.

1.1 – Les délais de paiement fournisseur légaux classiques

La loi LME (loi de modernisation de l’économie) de 2008 fixe un délai de paiement appelé par défaut pour les entreprises qui ne négocient pas une autre échéance dans un contrat. Dans ce cas, le règlement de la facture fournisseur doit intervenir dans les 30 jours maximum après la prestation de service ou la livraison des marchandises.

1.2 – Les délais de paiement fournisseur négociés et dérogatoires

La loi prévoit aussi la faculté de fixer contractuellement un délai de paiement fournisseur différent, mais dans la limite de 60 jours après la date de la facture. Il existe toutefois un autre délai dit dérogatoire pour les professionnels B2B. Obligatoirement porté sur le contrat également, il ne peut excéder 45 jours fin de mois après l’émission des factures.

1.3 – Les cas particuliers

En cas de factures périodiques au sens de l’article 289 du Code général des impôts, la loi Hamon de 2014 fixe le délai de paiement fournisseur à 45 jours. Pour des achats de biens en franchise de TVA, la loi Sapin 2 de 2015 impose un délai de 90 jours maximum. Enfin, la loi Hamon précitée prévoit aussi des délais de paiement spécifiques pour certaines activités comme le secteur du transport ou les produits alimentaires.

2 – Délais de paiement fournisseur : les difficultés pour les respecter

Le cadre légal fixe donc des délais maximums pour les professionnels. Pourtant, dans la pratique les retards existent bien, même si la Banque de France confirme une baisse post COVID-19. Diverses raisons expliquent ces paiements après échéance.

2.1 – La situation des retards de règlement en France

La réduction des délais moyens depuis la loi LME entrée en vigueur en 2009 s’avère significative avec 11 jours de moins entre 2007 et 2014. Toutefois, la Banque de France avance dans la publication citée précédemment des retards de paiements qui impactent la trésorerie des PME à hauteur de 12 milliards d’euros en 2021. Le délai moyen s’établit pour la même année à 48,3 jours d’achats.

2.2 – Respecter le délai de paiement exige de disposer de trésorerie

Même si le Code de commerce prévoit des échéances maximales à respecter et des pénalités financières, l’entreprise doit disposer de cash pour payer ses fournisseurs, ce qui n’est pas toujours le cas. En tant que CFO, vous vous retrouvez alors face à des arbitrages complexes : régler les dettes sociales et salariales ou payer les factures d’achat.

2.3 – Payer en retard, un moyen de baisser son fonds de roulement (BFR)

Utiliser le crédit fournisseur en omettant certains paiements semble alors une solution simple quand la trésorerie fait défaut. Cette gestion au cas par cas conduit à diminuer le besoin en fonds de roulement (BFR) en accroissant le délai moyen de paiement fournisseur. Cette attitude comporte toutefois des conséquences à bien mesurer pour l’activité, la poursuite de l’exploitation ainsi que sur le plan des relations fournisseurs.

2.4 – Un processus Procure-to-Pay parfois peu fluide et trop long

Dans d’autres cas, ce n’est pas le manque de cash qui explique les retards de paiement des fournisseurs. Le circuit administratif de la commande à la validation de la facture, en passant par son contrôle et sa comptabilisation, s’avère complexe, peu fluide ou trop long. L’émission du paiement intervient avec retard, sans respecter la date d’échéance portée sur la facture.

3 – Conséquences du non-respect des échéances fournisseurs

Les entreprises qui n’émettent pas leurs paiements fournisseurs dans les délais prévus sont potentiellement confrontées à des pénalités voire à une amende administrative. Ce n’est toutefois pas le seul inconvénient aux retards de paiement.

3.1 – Sanctions financières en cas de paiement tardif des fournisseurs

Notez que la DGCCRF (Direction générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes) contrôle le respect des délais de paiement. En outre, elle actualise périodiquement sur son site la liste des entreprises épinglées avec le montant des amendes.

Voici les sanctions prévues par la loi :

• L’indemnité forfaitaire de retard s’élève à 40 euros par facture. Elle fait partie des mentions obligatoires sur les factures. C’est l’entreprise qui la réclame à son fournisseur.
• L’amende administrative spécifiée à l’article L441-16 du Code de commerce peut atteindre depuis la loi Sapin 2 le montant de 2 millions d’euros pour une société. Notez qu’elle peut doubler en cas de récidive dans les 2 ans.
• Les pénalités de retard se montent au minimum à trois fois le taux d’intérêt légal. Si le contrat ou la facture ne mentionne rien de particulier, c’est le taux de la BCE plus 10 points qui s’utilise.

3.2 – Difficulté pour sécuriser ses approvisionnements

Le fait de ne pas respecter ses échéances fournisseurs complexifie et fragilise la relation que vous avez avec eux, quel que soit votre secteur d’activité. Même en les prévenant ou en négociant un délai supplémentaire, votre entreprise ne se montre pas sous son meilleur jour. Le fournisseur peut alors douter de la solidité financière de son client. Il se trouve aussi en situation délicate pour sa propre trésorerie en cas de règlement tardif. S’il met fin à la livraison de produits ou à sa prestation de service, vous aurez à votre tour du mal à approvisionner vos propres clients.

3.3 – Fidélisation des prestataires compliquée : un frein à la croissance

Votre fournisseur est mécontent ? Il risque alors de mettre un terme à votre relation. Or, de nombreuses activités ne peuvent pas se développer côté ventes sans cette fidélisation des fournisseurs. C’est le cas par exemple des marketplaces qui ne peuvent pas travailler sans vendeurs. Difficilement également d’imaginer le bon fonctionnement d’ESN ou de SaaS transactionnels sans leurs prestataires (freelances, TPE, PME, etc.).

4 – Comment payer ses fournisseurs à temps sans trésorerie ?

Alors, comment s’organiser pour optimiser sa gestion des délais de paiement fournisseur et respecter chaque date d’échéance ? Tout dépend de votre business model et de votre secteur d’activité.

4.1 – Améliorer sa trésorerie par une réduction de l’actif circulant

Le premier axe de travail consiste à optimiser sa trésorerie en interne, en travaillant sur les postes du besoin en fonds de roulement afin de le diminuer. Côté actif circulant, il s’agit des créances clients et des stocks.

4.1.1 – Réduire ses stocks

Les stocks de marchandises représentent de l’argent qui dort. Parfois, un examen approfondi met en évidence des articles à très faible voire aucune rotation depuis des mois. Des actions commerciales promotionnelles permettent de les vendre. L’analyse des surstocks peut aussi conduire à identifier des approvisionnements mal calculés au regard des besoins.

4.1.2 – Mieux piloter le poste client

L’autre élément d’actif circulant qui peut conduire à réduire le BFR c’est l’encours de factures clients. En améliorant le processus de recouvrement et de relance, les paiements s’accélèrent ou du moins les retards diminuent. Vous pouvez aussi mettre en place des actions comme la facturation d’acomptes ainsi que l’octroi d’escompte pour règlement comptant ou anticipé.

4.1.3 – Signer un contrat d’affacturage pour ses factures clients

Cette opération consiste à réaliser une cession de créances pour les factures existantes et à venir d’un ensemble de clients de l’entreprise comme prévu au contrat signé avec le factor. Cette solution de financement du BFR comporte toutefois des inconvénients. L’affacturage ne permet pas de procéder au cas par cas, selon les besoins de trésorerie à l’instant T. La société de factoring avance l’argent dès la cession de créances, mais en déduisant une retenue de garantie.

4.2 – Entreprises digitales : l’embedded finance dans vos applications

Des financements alternatifs et nouveaux applicables aux sociétés technologiques apparaissent en France et en Europe depuis quelques années.

4.2.1 – Définition de l’embedded invoice financing

Forme d’embedded finance, cette solution souple consiste à proposer un financement directement sur le logiciel ou la plateforme d’une entreprise (marketplace, SaaS, ESN, ERP, etc.) pour le règlement d’une facture précise (ce mode de financement est donc différent des lignes de crédit). Le fournisseur qui souhaite recevoir rapidement le paiement de sa facture l’obtient instantanément en un clic. L’accès au financement se fait ainsi directement depuis l’outil sur lequel il se trouve, sans la lourdeur administrative du recours à un financeur plus traditionnel.

4.2.2 – La solution Aria pour ESN, marketplaces et SaaS verticalisés

Chez Aria, nous croyons que quand les paiements vont plus vite, la croissance accélère. C’est pourquoi nous offrons un financement instantané des factures par API. Avec cette solution, vous respectez les délais de paiement fournisseur même si vos clients tardent à émettre leur règlement.

L’équation est simple : votre prestataire (freelance, TPE, PME…) est payé instantanément à émission de sa facture. Vous nous remboursez l’avance financière lorsque vos propres clients vous règlent. Les acheteurs (vos clients) conservent leurs conditions de paiement habituelles. Découvrez en détail le fonctionnement d’Aria selon votre entreprise :

• Marketplaces B2B : nos conseils pratiques pour payer vos fournisseurs à temps
• SaaS : comment améliorer la rétention de vos utilisateurs avec le paiement instantané
• ESN : comment attirer plus de freelances avec le paiement instantané en fin de mission

Les délais de paiement fournisseur, ça se pilote et ça se finance

Avec l’ensemble de ces informations, vous n’avez plus d’excuses. Organisez-vous afin de payer les factures de vos fournisseurs dans les délais impartis. Augmentation du volume d’affaires (GMV) et réduction du coût d’acquisition, fidélisation de vos fournisseurs sur le long terme, meilleure adoption de vos outils : les avantages sont nombreux.